大学職員の書類選考に必ず通過する5つの手順。

提出書類のための下調べの本気度で合否は決まる!

あなたの現在の書類はもしかしたら、一次選考を通過できないものではないでしょうか?
ここでは、書類を作成する前の「下調べのノウハウ」をお教え致します。
私としてはこの章が最も大切に考えているポイントです。

1.提出書類の準備

大学職員のエントリーには複数の書類が求められます。以下定番の書類です。

 

・履歴書
・エントリーシート(志望動機書)
・職務経歴書
・健康診断書
・卒業証明書

 

特に注意が必要なのが、健康診断書と卒業証明書です。
健康診断書は会社で受診したものであれば大丈夫です。
卒業証明書は大学に取りに行くか、もしくは電話で用途を話し、送付してもらうことができます。
どちらの書類も手元にない場合、応募の締切ギリギリでは間に合わないので、注意して揃えるようにしてください。
また、どちらの書類に関しても、最悪の場合、メールで交渉をすることを試してください。
大学側に事情を話し、証明書の遅延の許可を頂くのです。

2.大学から資料を取り寄せろ

学校から資料を取り寄せるというのは、実はここだけの裏技です。
大学は広報活動(営業)をするために広報物の提供を高校生に対して行っています。
大学のHPから簡単に無料または有料にて資料をもらうことができるので、できるだけ手に入れましょう。

 

できることはなんでもする、これが大事です。

 

やりきれば、後悔も生まれません。
この資料からわかることは、

 

・大学が現在、何を行っているかということ。

 

・学部自体では、何を行っているのかを知れること。

 

・他大学では行っていないネタを見つけることができる。

 

主にこの3点が明確になります。
私は大学職員を受験する人の300人ほどのエントリーシートを見てきましたが、
明らかに足りていないのが、現状分析なのです。つまり、大学が何をやっているのかの理解が浅い。
理解度は、あなたの言葉の使い方で現れてしまうのです。
表現できるかできないかの差なのですが、言葉を知っていれば、書類や面接で自然と利用できるもの。
大学の現状分析が浅いと、言葉が出てこないのです。
好きな気持ちは一緒でも、言葉が出てこないためにもどかしい思いをしたこと、告白の場面や、面接の場面ではあると思います。
ですが、あなたはこの広報物を利用することで、あなたの大学への好意を言語化することが容易になるのです。
そして私が考えるに、「広報物を取り寄せる」ということ自体が差別化にも繋がるのです。
実際に大学というものは不思議なもので、職員説明会などあまりありません。
あるとしても筆記試験と同じ日に本当に少しの募集要項の説明を行う程度なのです。
この辺りは大学の甘えかもしれません。
ですから自分から積極的に行動しなくては情報は手に入りません。
大学職員という仕事は今の所勝手に人材が集まってくる仕事なので、大学の中で働くということを体系的に説明してくれる姿勢にかけているのです。
この点においては、少し大学が甘えているのかなと私は考えております。
逆に、質問や説明をされる環境や機会にかけるということは、あなたにはチャンスです。
しっかり下調べを資料で行い、質問をぶつける。
気になる入社後の会社の雰囲気など、筆記試験の段階で聞いてしまいましょう。
人事の面、社風の面を比較的聴きやすいのは、採用前半の時間です。
4次面接、5次面接まで来るとそのような質問は絶対NGです。気を付けましょう。

3.募集要項を血眼になって読め!

これは皆さんが目にすることができるのですが、応募要項を熟読してください!
なぜなら、どういう人材を求めているのかが分かるからです。実際に見るとは、見るだけではありません。
何を求めているのか、しっかりと想像してください
例えば、求める人物像が自分で主体的に動ける人とある時。
あなたの職務経歴書はこの人物像に沿うように書けていますか?エントリーシートはどうですか?
土曜日はお休みですか?出勤ですか?
そこから何が考えることができるのでしょうか?ヒントは募集要項に本当にたくさん書いてあるものです。
また、要項をつぶさに見ていることで、いらない質問をしなくて済むようになります。

 

たかが募集要項、されど募集要項。
ここでもあなたはライバルに点数の差をつけることが可能なのです。

4.理念って何?じゃ落第です。

私立大学において最も大切なのが、大学、学園の理念です。
以下、マイナビさんから引用した私立大学数、全国10位のランキングです。

 

第1位 東京都……137(国立:12、公立:2、私立:123)
第2位 大阪府……55(国立:2、公立:2、私立:51)
第3位 愛知県……50(国立:4、公立:4、私立:42)
第4位 兵庫県……38(国立:2、公立:3、私立:33)
第5位 北海道……37(国立:7、公立:5、私立:25)
第6位 京都府……34(国立:3、公立:3、私立:28)
同6位 福岡県……34(国立:3、公立:4、私立:27)
第8位 埼玉県……30(国立:1、公立:1、私立:28)
同8位 神奈川県……30(国立:2、公立:2、私立:26)
第10位 千葉県……27(国立:1、公立:1、私立:25)
https://gakumado.mynavi.jp/gmd/articles/30738

 

東京都はやはり群を抜いて突出していることが分かりますね。
国立大学と私立大学の最大の違いは、理念の存在です。

そもそも大学とはなんなのか?
を理解するためにこちらの記事を参考にしてみてください。

→大学の存在意義は何ですか? の質問に答えるための記事

大学はそれぞれ建学の理念を全うするために存在しており、
日々の仕事においては、理念を達成するために仕事をしています。
そして理念に基づき優先順位や仕事の選択をしているのです。

 

大会社で働いていても大きすぎて理念なんて暗唱するだけであなたとは関係のないものだったかもしれません。
中小企業では効率や仕事の忙しさから差し迫った選択をするときに理念を意識するということはなかったかもしれません。

 

理念なんて、私たちにとっては確かにどうでも良いものかもしれませんが、採用試験ではそうはいきません。
筆記試験なんかでも建学の理念は出されます。

 

大体の大学がホームページにて建学の理念を記載しています。
必ず、向き合って理解を深めましょう。

 

そして理念を覚えたら、理念と今の時代とを照らし合わせてください。
社会は問題ばかりです。解決するのは、あなたです。

 

あなたは問題を抱えている誰かのために働きたい。
そして、こういうものが必要だと考えている。

 

だからこそ、御学のこの理念の元に運営される大学教育に携わりたい。
この教育を行って、日々学生に指導している、この大学が今の時代には必要なのです。

 

このように理念を理解し、理念のもとで私も働きたいという姿勢、魂をぶつけてやるのです。

 

なぜ他の大学でなくて、うちの大学じゃなきゃダメなのか?
という質問に対しても明確に答えられる武器ですので、是非しっかり理念を理解してから書類作成に取り組んでください。

 

明確さは武器です。

5.組織図、事業計画、中期計画を知っているか。

組織図

組織図は組織全体を覚えるわけではありません。
あなたがやりたい仕事や、配属されたい部署の名前を部署名で答えられるようにするのです。
明確さは分かりやすさであり、読む側としても楽に読めるのです。

 

エントリーシートにやりたいポジション、仕事内容を記入する際に是非利用してください。

事業計画、中期計画

ここにも面白いネタがたくさん詰まっています。宝の山です。じゃんじゃん盗んで持っていきましょう!!!
ここから盗めることは、あなたがやりたいことと、大学が求めていることを擦り合わせられるということです。

 

つまり、あなたがやりたい挑戦したいことと、大学が今求めているもののマッチング作業です。

 

ただあなたが盲目的にやりたいことでは大学には響きません。

 

事業計画、中期計画を見た上であなたがやりたいことを記入するようにしましょう。
会社組織では、会社が目指すものを達成するために働きます。
そしてそれを達成するためにグループ目標があり、グループ目標を達成するためにあなたがいるのです。

 

また、計画を見ると大学の現状の課題が浮き彫りにされていることに気づくことができます。

 

その課題に対して自分の特技を生かし、またはこのように取り組んで課題を解決していきたいと、自分の考えを示すこと。
これは非常にポイントが高いです。

 

正解がないからこそ、自分でまず考え、このようにしたらどうかという仮説を立ててきた行動が評価されるのです。

 

次は、実際に提出書類を書いてみましょう。