大学の事務職員の書類を書くときの6つの約束

 3.提出書類を実際に書いてみよう。

あなたの提出書類は、読みにくく、退屈なものではないですか?
転職ハウツー本を見たテンプレートをもじったものではないでしょうか?
最大の問題は、その提出書類ではあなたの第一志望の大学に見送られてしまうこと。
この章を読むことで、あなたの提出書類はとても読みやすく、飽きられない洗練された文章にすることができます。

3-1.シンプルだろうか(伝えたいことは多くて2つ)

もしあなたがその大学の事務職員に採用されることが今、現時点での夢としましょう。
そのような場合、伝えたいこと、やりたいこと、あなたの想いは書面上では到底書ききれないのです。
大学の好きなところ、問題点を100個言える状態は、とても素晴らしいことです。
しかし、読み手側からしては会ったこともない人の文章を理解するということは、とてもストレスなのです。

 

いくらあなたの愛が大学に向いていたとしても、その愛が複雑に表現されていてはいけません。
あなたが最も伝えたいポイントを絞り、選択し、その一点にフォーカスすることで、
ピントがボケない素晴らしいエントリーシートになるのです。

 

あなたが伝えたいことは複雑ではないだろうか?
伝えたいことは多くてはいけません。多くて二つです。
フォーカスしたポイントにあなたの気持ちを凝縮させてください。

 

3-2.読みやすいだろうか

読み手にストレスを与えては、ストレスであなたの長所や主張は飲み込まれてしまいます。
徹夜して作った肝心なあなたのメッセージも、ストレスに潰され心に刺さらないのです。
ここでは、読み手にとって、ストレスとはどのようなものなのかを研究しましょう。

 

偉そうではないだろうか?

採用される者と採用する者。立場はイーブンかもしれません。しかし、採用の決定はあちらが掌握しています。
そのために、あまりあなたが上から物事を言うような態度、文章では採用者は気分を害します。

 

人間は感情を持った動物なので、あなたの主張が本当に正しいことを言っていようが、関係ありません。
あなたの偉そうな物言いに腹が立つから落とす。こんな上から物事を言ってくる人と働きたくない。
そう本能的に感じるのです。

 

ですから、「〜するべき」、「〜を絶対やるべき」などの決めつけの文章は気をつけなくてはいけません。
相手を不快な思いにさせてしまったら、あなたの負けです。

 

くどくないか?

同じことを違う言葉を使って何行も使って主張するのはやめましょう。
面接などのテクニックとして、同じことを2回言うなどの強調のテクニックは必要です。
しかし、文面において2度繰り返すのは間違いなくしつこいです。文章を読むと言うのは論理的なエンジンを脳で使っている時間です。

 

論理的に理解しようとするときにおいて、同じ文章、または言い回しだけを変えた同じ主張はとても読み手として疲れるのです。

 

自分に酔っていないか?

あなたは自分が役に立つと考えているあなたの能力を過信していませんか?
その能力はあなたが独りよがりに自分に酔って、役に立つと思っている能力ではないでしょうか?
大学がそれを必要としていますか?

 

あなたの主張はどうですか?
本当にその大学で取り組むべきことなのでしょうか?
あなたが素晴らしいと興奮状態で作った文章は、再度本当に大学のためにもなるのか。
大学側の目線でも書かれているのか。チェックを必ずしましょう。

 

興奮状態で書き上げたあなたの文章は、一夜寝かせてみましょう。
冷静な目でもう一度見ると、自分に酔っていたことに気がつけるのです。
一晩熟成させるだけで上手くなるんだから、寝かせない手はありません。
カレーと一緒です!

 

相手にわかる言葉で書かれているか?

あなたが日常的に使っている言葉は相手には伝わらない意識を持ってください。
本当に丁寧に、そしてわかりやすくを心がけることです。
50代、60代のあなたを4次面接で迎えてくるだろう方達は、とにかく若者言葉を好みません。
大学職員業界はそれが顕著だと私は考えています。とにかく、性根真面目な文化なのです。

 

またあなたの職場での言葉は絶対NG。わかりやすく言い換えましょう。
相手へ伝わるように書くと言う配慮は、あなたの面接をスムーズに進ませるタネでもあります。
面接者からの無駄な質問で時間を費やしてはいけません。言葉の意味を聞かれて時間が過ぎ去っては、
不採用です。面接の場で文章が分かりにくいなど指摘されているようでは、あなたもやりにくいでしょう。
自信も無くなってしまいます。

 

ですから、書類の提出前にこそ、相手を思いやり、そして面接時の自分を思いやり文章を書くことです。
すると必然的に文章が難しくなく、相手の胸にすっ、と入る文章になると思います。

 

3-3.根拠があるのか

 あなたがやれること、できることの証明として、その根拠を示せていますか?
数字を利用できる実績がある場合は、必ず数字で示してください。数字で示せる事実がない場合も、できるだけ数字は利用しましょう。
結果を示すものとして、数字は相手を説得しやすいので、是非想像で計算して書き示しても良いと考えます。

 

例えば、人間関係の改善や、ストレスの軽減などの実績は数字の指標にしにくいです。それでも例としては、「関係の改善によって改善前と改善後では効率が何倍変わり、売上の数字を確保できた」など。「残業時間を何時間減らせた」。などのようなことは数字として表す努力ができるはずです。

 

ちなみに基本的なこととして、なぜ数字が大切かということですが、読み手にストレスを与えないためです。

 

えっ?その根拠は?

 

結局、どんな効果があったの?

 

小説のように伏線を張り、モヤモヤさせ、いつか回収するなどの心構えでは断じていけません。
今一番これを説明すれば読者がスッキリする、と言う絶妙なタイミングに根拠を示すのです。

 

3-4.論理的な結論を導き出せているか

 あなたが書いてきた文章は、あなたが最初に提示した結論を示すための熱意のこもった根拠や説明であるべきです。
その結論を本当に証明できる文章になっているのか。確認しましょう。

 

飛躍はないですか?

 

文章は蛇足していませんか?

 

結論というゴールに向かって文章は丁寧に1行ずつ書いていきましょう。

 

参考に論理的に書く書き方の例をここでお教えいたします。是非参考にしてください(リンクで飛ばす)

 

3-5.熱意が伝わっているか

あなたは大学職員という仕事に惹かれる理由を、論理的に説明しようと考えていませんか?
人は感情的に生きているのです。

 

あなたにしか言えない言葉とストーリーで、採用者を誘惑してください。

 

大切なのはあなたにしかないストーリーです。

 

どこのテンプレートでもありません。

 

あなたの独自性こそが、採用者の心を打つ唯一の手段です。そうでなければ、あなたは周りの人と一緒の存在に成り下がってしまいます。

 

転職面接で使えるストーリーの作り方を参考にしてみてください。

3-6.結論から書かれているか

好みはあるかもしれませんが、結論は最初に提示するのが就職活動では常套手段です。
私は自信があったので、あえて就職活動時に、結論を言わず、焦らしてから結論を述べたことがあります。
また社会人のプレゼンでも結論を言わずに始める技法を使うことは多々ありました。

 

しかし、ストーリー展開は褒められても、結論を早く知りたいと言われることはあります。
どれでけ自分の論理に自信があっても、ストーリーに磨きをかけても、結論は先に書くようにしましょう。

 

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